Cloud PBX - Configuration de "l'annuaire de numérotation par nom" du serveur vocal interactif (IVR)
Résumé
Ce guide explique comment activer et configurer le répertoire « Dial by Name » pour qu'il fonctionne avec un serveur vocal interactif (IVR).
Prérequis
Vous devez disposer d'un compte Sherweb Cloud PBX.
Lors de la configuration d'un serveur vocal interactif (IVR), vous avez la possibilité de sélectionner l'action “Annuaire de numérotation par nom”. Toutefois, le simple fait d'activer cette option ne détermine pas à lui seul comment les appels seront acheminés dans le système.
Les étapes suivantes peuvent être effectuées dans n'importe quel ordre, mais les deux doivent être complétées pour que la fonctionnalité fonctionne correctement.
Étape 1: Configuration du répertoire de numérotation par nom dans le menu du serveur vocal interactif (IVR)
La sélection de cette option permet de diriger les appelants vers le répertoire de numérotation par nom. Une fois l'option activée, le champ ”Directory Intro Prompt” devient disponible et vous permet de téléverser un message d'accueil personnalisé.
Le message devrait généralement contenir une instruction semblable à celle-ci : «Veuillez composer les trois premières lettres du prénom de la personne que vous souhaitez joindre ou appuyez sur la touche étoile (*) pour quitter.»
Une fois le message téléversé, cliquez sur ”Mettre à jour”.
Étape 2: Noms enregistrés et publication
Lorsque le répertoire par nom est activé, le système utilise les noms enregistrés et publiés pour acheminer les appels vers la bonne destination.
Connectez-vous au portail Cloud PBX, puis accédez à la section “Postes”.
Toutes les extensions disponibles s'afficheront dans le panneau central.
Double-cliquez sur l'extension souhaitée afin d'ouvrir sa fenêtre de configuration.
Sélectionnez ensuite l'option "Publié(es)" afin de rendre cette extension disponible dans le répertoire de numérotation par nom du serveur vocal interactif (IVR).
Vous devez ensuite soit téléverser un enregistrement vocal manuellement, soit demander à l'utilisateur d'enregistrer son nom à partir de son téléphone.
Option 1 : Téléverser un enregistrement
a. Dans la section Nom enregistré, cliquez sur “Parcourir”, puis sélectionnez le fichier audio souhaité.
2. Option 2 : Enregistrer son nom à partir du téléphone
a. L'utilisateur peut enregistrer son nom en composant *98 (ou en appuyant sur le bouton de messagerie vocale de son téléphone).
b. Il doit ensuite appuyer sur la touche 3 pour accéder aux options personnelles, puis 3 pour les messages d'accueil et encore 3 pour l'enregistrement du nom.
c. Une fois l'enregistrement sauvegardé, celui-ci apparaîtra dans le portail Cloud PBX après un court délai de synchronisation
Une fois ces paramètres configurés, vous verrez apparaître une coche verte (colonne "Publié(es)") et le nom enregistré s'affichera dans la colonne "Nom enregistré".
Remarque importante:
Pour que le répertoire fonctionne correctement, chaque extension doit être configurée avec le prénom et le nom de l'utilisateur.
Le répertoire effectue ses recherches en fonction des lettres saisies par l'appelant. Par conséquent, l'utilisation d'un nom de département ou d'un titre de poste à la place du nom de l'utilisateur peut empêcher l'acheminement adéquat des appels.
Exemple:
Supposons que Linda soit responsable commercial.
Si un appelant recherche Linda en composant les lettres correspondant à “Linda”, l'extension devrait être nommée “Linda Smith” (ou son nom complet).
Si l'extension est plutôt nommée “responsable commercial”, le système recherchera les lettres associées à "responsable commercial" plutôt qu'à “Linda”. L'appelant pourrait alors être incapable de trouver la personne recherchée à l'aide du répertoire.
L'annuaire sera desormais fonctionnel.
Si vous éprouvez des difficultés, veuillez soumettre une demande de soutien à voipsupport@sherweb.com.
Un membre de notre équipe se fera un plaisir de vous assister.