Que pouvez-vous attendre de la fonctionnalité de gestion des départs?
Introduction
Nous savons à quel point le départ d'un employé peut être stressant. Lorsqu'une personne quitte votre organisation, vous devez vous assurer que son accès est suspendu, que ses données sont conservées et que son compte est correctement fermé, sans rien oublier. Une seule omission peut exposer votre environnement à des risques ou perturber le travail en cours.
La fonctionnalité Gestion des départs rend ce processus transparent dans Microsoft 365. Au lieu de jongler avec des tâches manuelles, vous pouvez suivre un flux de travail clair et guidé qui vous aide à :
- Suspendre les accès : bloquer instantanément l'utilisateur afin qu'il ne puisse plus se connecter et accéder aux ressources de l'entreprise.
- Déléguer les accès : sécuriser les courriels et fichiers avant la suppression du compte.
- Gérer le compte : supprimer les rôles, licences, appartenances aux groupes, puis supprimer le compte utilisateur une fois toutes les données sécurisées.
Tout étant regroupé au même endroit, vous pouvez procéder au départ des employés de manière cohérente, sécurisée et sans le stress habituel.
Que pouvez-vous attendre de la fonctionnalité de gestion des départs?
Access
Vous pouvez accéder à la fonctionnalité Gestion des départs depuis le menu latéral. Sélectionnez l'organisation et l'utilisateur que vous souhaitez suspendre. Vérifiez les informations relatives à l'utilisateur, puis cliquez sur « Démarrer le processus de départ ».
Aucune action ne sera effectuée tant que vous n'aurez pas examiné et confirmé les actions à entreprendre à la fin du formulaire.
Actions
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Suspendre l'accès :
- Désactiver l'utilisateur : bloque les connexions au compte utilisateur.
- Révoquer les sessions : révoque toute session active.
- Supprimer le transfert de courrier : supprime le paramètre actuel de transfert de courrier.
- Désactiver les règles de boîte aux lettres : désactive toutes les règles actives sur la boîte aux lettres.
- Réinitialiser le mot de passe : réinitialise le mot de passe du compte et définit un mot de passe temporaire. Le mot de passe temporaire peut être envoyé par e-mail à tout utilisateur ayant accès au locataire dans Office Protect (facultatif).
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Déléguer les accès :
- Transférer le courrier vers une autre boîte aux lettres : vous pouvez définir une nouvelle configuration de transfert de courrier vers n'importe quel autre utilisateur du locataire.
- Transformer la boîte aux lettres en boîte aux lettres partagée : convertit la boîte aux lettres en boîte aux lettres partagée, vous permettant ainsi de sélectionner les utilisateurs qui doivent y avoir accès. Une boîte aux lettres partagée ne nécessite pas l'attribution d'une licence.
- Accorder l'accès à l'espace personnel OneDrive : crée un lien permettant d'accéder aux fichiers OneDrive de l'utilisateur avec des droits de consultation et de modification. Ce lien sera accessible et envoyé par courriel aux utilisateurs que vous sélectionnerez (tout autre utilisateur du locataire).
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Gérer le compte :
- Retirer les rôles d'administration : supprime tout rôle d'administration attribué à l'utilisateur.
- Retirer l'utilisateur de tous les groupes : révoque l'appartenance de l'utilisateur à tous les groupes auxquels il appartient.
- Retirer les licences attribuées: retire les licences attribuées à l'utilisateur (sans les réattribuer).
Si une action ne peut pas être effectuée sur le compte utilisateur, elle sera grisée. Par exemple : vous ne pouvez pas désactiver les règles de la boîte de réception si aucune règle n'est active.
Vous pouvez choisir d'ignorer une catégorie et de ne prendre aucune mesure.
Après avoir sélectionné les actions, cliquez sur « Réviser et confirmer ». Toutes les actions accompagnées d'une icône orange indiquent que vous devez d'abord vous connecter avec un utilisateur disposant d'un rôle d'administrateur général sur le tenant pour lancer le processus (exemple : désactivation d'un compte d'administrateur général). Cette connexion sera requise à l'étape « Réviser et confirmer ».
Suivi et historique des actions
Après confirmation, vous serez redirigé vers l'onglet « Opérations » où vous pourrez suivre les actions en cours.
Si une erreur se produit et que l'une des actions appliquées échoue, vous serez guidé pour l'appliquer dans votre portail d'administration Microsoft.
Une fois toutes les actions sélectionnées effectuées, vous pouvez supprimer le compte utilisateur. Veuillez lire attentivement le message d'avertissement (assurez-vous que toutes les données ont été sauvegardées) avant de supprimer un compte utilisateur.
À partir de cet onglet, vous pouvez également consulter l'ensemble des processus de départ en cours et précédents appliqués sur vos locataires Microsoft 365.