Procédures de configuration et de synchronisation

Préalables :

Avant de configurer et de synchroniser vos données dans le portail des partenaires de Sherweb et dans ConnectWise, voici les étapes préalables à réaliser :

• Créez ou mettez à jour les ententes (agreements) de ConnectWise à synchroniser. Leur cycle de facturation (billing cycle) doit être mensuel (monthly).

• Si vous effectuez la postfacturation au prorata, vous devez absolument sélectionner l’option Prorate Agreement dans vos ententes (agreements).

• Créez ou mettez à jour les produits dans ConnectWise. Afin de lier un produit à une offre, inscrivez « Sherweb » dans le champ Vendor de la fiche produit.

Notes importantes :

• Seule la version la plus récente de ConnectWise est supportée.

• Si ConnectWise est en mode d’hébergement local, assurez-vous que votre serveur est joignable à partir de l’extérieur de votre réseau.

• Si vous calculez au prorata et que la synchronisation initiale ne s’effectue pas immédiatement après votre facturation mensuelle, seuls les ajouts (additions) récurrents seront mis à jour ou créés au besoin. Vous devrez donc créer manuellement vos entrées calculées       au prorata pour la période allant du début du mois jusqu’à la journée de la synchronisation initiale.

• Les abonnements annuels payants peuvent être associés et synchronisés avec ConnectWise. Veuillez consulter ce document pour plus de détails sur le fonctionnement : Intégration PSA : ConnectWise Manage Synchronisation d’abonnements payables                     annuellement avec une entente mensuelle 

• Le prix coûtant (Unit Cost) est synchronisé mais ne tient pas compte du rabais de performance.

• Le prix unitaire (Unit Price) n'est pas synchronisé. Ces valeurs doivent être configurées manuellement dans la configuration du produit dans ConnectWise.

• Seules les ententes qui ont un cycle basé sur le « calander year » sont supportées.

• Si vous avez des ententes (agreements) de niveau (level) parent et que vous les associez pour la première fois à des charges, vous devez ajouter une date d’annulation (cancel date) aux ajouts (additions) préexistants qui correspondent aux charges, afin de ne pas          dupliquer les ajouts. Ceux-ci se mettront à jour correctement par la suite.

• Selon le type d’offre du portail Sherweb, les données sont synchronisées dans ConnectWise à différentes fréquences. Par exemple :

  • Les offres de type quota (récurrentes) comme Microsoft 365 sont synchronisées dès qu’un changement de nombre de licences est effectué dans le portail.

  • Les offres de type usage comme Online Backup, Proofpoint, SentinelOne, Azure, Performance Cloud sont synchronisées à chaque date de facturation.

  • Les offres de type usage comme Office Protect, QuickHelp sont synchronisées lorsque les données d’usage en extra sont modifiées.

 Procédures de configuration et de synchronisation

1.Dans le portail des partenaires, cliquez sur Configuration.

2.Cliquez sur Intégrations de facturation.

3.Cliquez ensuite sur Configuration de la connexion dans la tuile de ConnectWise.

4.Inscrivez le nom du site et le nom de la compagnie (les mêmes que dans l’écran de connexion de ConnectWise) et inscrivez les clés publique et privée obtenues dans ConnectWise.

5.Cliquez sur Tester la connexion.

6.Lorsque le bouton Tester la connexion devient vert, indiquant que la connexion fonctionne, cliquez sur Suivant.

7.Sélectionnez l’option de configuration correspondant à votre mode de facturation : préfacturation ou postfacturation. Veuillez noter qu’une fois enregistrée, cette option ne peut plus être modifiée.

8.Si nécessaire, sélectionnez le mode de facturation au prorata (à l’ajout de licences et/ou à leur suppression.

9.Si vous ne souhaitez pas que le prix unitaire soit synchronisé dans additions, désélectionnez l'option dans la section Synchronisation.

10.Cliquez sur Sauvegarder et Continuer.

11.Cliquez sur Commencer.

12.Dans l’onglet Associer les offres, Si vous désirez synchroniser une offre et un produit, activez l’option Synchroniser. 

13.Sélectionnez un produit de ConnectWise à combiner avec une offre. 
      Veuillez noter que les offres ne pouvant être synchronisées (ex. : offres annuelles) sont désactivées.

14.Sélectionnez ensuite la méthode de facturation de votre client.

15.Une fois les associations terminées, cliquez sur Enregistrer.

16.Dans l’onglet Associer les organisations, sélectionnez une compagnie de ConnectWise afin de l’associer à une organisation du portail des partenaires.

17.Si vous désirez synchroniser une organisation et une compagnie, activez l’option Synchroniser.

18.Sélectionnez par la suite l’entente de ConnectWise. 

19.Une fois les associations terminées, cliquez sur Enregistrer et synchroniser.

20.Si des métadonnées sont disponibles (par exemple, la liste des licences associées à un produit), un lien Métadonnées est affiché. Après avoir sélectionné une compagnie, cliquez sur ce lien pour indiquer pour quelle entente vous voulez ajouter ces métadonnées.         Elles seront envoyées à la fin de chaque cycle de facturation de Sherweb et elles seront ajoutées dans le champ Comment des ententes (voir l’exemple ci-dessous).

21.Avant de facturer dans ConnectWise, validez l’absence d’erreurs en cliquant sur l’onglet Statut.
S’il existe des erreurs de synchronisation, celles-ci seront affichées dans cette fenêtre. Si c’est le cas, corrigez-les et relancez ensuite une synchronisation manuelle en cliquant sur Resynchroniser les transactions en erreur.

 Comment créer un utilisateur API avec le rôle de sécurité approprié

a/ Création d’un role de sécurité

1.Dans ConnectWise, cliquez sur System.

2.Cliquez sur Security Roles.

3.Cliquez sur New Item.

4.Ajouter un Role ID.

5.liquez sur Save.

6.Sélectionnez la valeur All pour l’Inquire Level de la Company Maintenance.

7.Sélectionnez la valeur All pour l’Edit Level de la Company Maintenance.

8.Sélectionnez la valeur All pour l’Inquire Level de Finance/Agreements.

9.Selectionnez la valeur All pour l’Inquire Level du catalogue Procurement/Product.

10.Selectionnez la valeur All pour l’Inquire Level pour System/Table Setup.

11.Cliquez sur Save.

b/ Créez un API member ayant le rôle créé précédemment.

1.Dans ConnectWise, cliquez sur System.

2.Cliquez sur Members.

3.Sélectionnez le menu API Members.

4.Cliquez sur New Item.

5.Ajoutez un Member ID et un Member Name.

6.Sélectionnez le Role ID créé précédemment.

7.Cliquez sur Save.