1. Notes importantes
Assurez-vous que l’URL HaloPSA et vos identifiants API sont valides avant de procéder à l’intégration.
La synchronisation débute une fois l’association des produits et des organisations complétée et la synchronisation activée.
Le coût unitaire est synchronisé automatiquement dans HaloPSA.
Le tarif unitaire est extrait du produit HaloPSA. Assurez-vous que les prix définis dans HaloPSA sont exacts.
Les factures récurrentes sont générées uniquement pour les abonnements mensuels.
Pour les abonnements annuels payés d’avance, l’intégration crée l’abonnement dans HaloPSA, mais la ligne de facturation récurrente doit être créée manuellement.
Si vous migrez depuis une autre intégration, désactivez-la afin d’éviter les doublons et désactivez les anciennes factures récurrentes.
Le comportement de synchronisation peut varier selon le type de produit.
Les instances réservées Azure ne sont pas prises en charge pour le moment.
2. Premiers pas
2.1 Création de l’application HaloPSA
To begin, register a new application for the HaloPSA API ([view documentation]) kjlk
Pour commencer, enregistrez une nouvelle application dans l’API HaloPSA.
Connectez-vous à votre compte HaloPSA.
2. Accédez à Configuration (engrenages), puis
a) sélectionnez HaloPSA dans l’onglet Intégration, ou b) recherchez « Halo » pour l’ajouter rapidement.
3. Cliquez sur View Applications.
4. Cliquez sur + Nouveau dans le coin droit supérieur.
4.a Suivez les étapes suivantes :
Fournir un nom d’application,
Remplir la description,
Choisir un identifiant (Client ID) et un secret de client (services) dans « méthode d’authentification »,
Copier l’identifiant et le secret de client, puis prenez-le en note
5. « Login Type: Agent, Client or Supplier »
6. « Login Credentials: select the correct ID »
Important : Dans Configuration, accédez à l’onglet Techniciens puis Autorisations et assurez-vous que le technicien sélectionné dispose des autorisations suivantes :
« Client Access Level: Read and Modify »
« Items Access Level: Read and Modify »
« Invoice Access Level: Read, Create, Modify, and Delete »
« Software Access Level: Read and Modify »
7. Sauvegarder
8. Une notification indiquant qu’aucune permission n’a été sélectionnée pour cette application s’affiche. Cliquez sur OK pour continuer.
9. Cliquez sur Modifier et vérifiez que l’application dispose au minimum des autorisations suivantes :
« Read: customers »
« Edit: customers »
« Read: items »
« Edit: items »
« Read: invoices »
« Edit: Invoices »
« Read: softwarelicensing
« Edit: softwarelicensing
Une fois terminé, faites défiler la page vers le bas et cliquez sur ENREGISTRER.
2.2 Configuration de HaloPSA
Pour garantir le bon fonctionnement de l’intégration, certaines options doivent être activées.
Ouvrez HaloPSA → Configuration → Facturation → Recurring Invoices, (ou recherchez « Recurring » dans la barre de recherche), puis vérifiez que les options suivantes sont activées :
Quantités et proratisation:
« Allow negative pro-rata quantities » (autoriser des quantités au prorata négatives)
« Make recurring invoice lines inactive » when subscriptions or licenses become inactive (rendre les lignes de facturation récurrentes inactives lorsque les abonnements ou licences deviennent inactifs)
Important : Ne désactivez pas les options cochées par défaut.
2.3 Activer l’intégration dans Cumulus
Une fois HaloPSA configuré, vous pouvez activer l’intégration dans Cumulus.
1. Connectez-vous à votre compte Cumulus.
2. Cliquez sur Intégrations dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Connect pour HaloPSA.
Dans la fenêtre de connexion, entrez les informations suivantes provenant de HaloPSA :
Site* : Votre URL HaloPSA (Configuration → Integrations → HaloPSA API → Resource Server)
ID Client* : (Configuration → Integrations → HaloPSA API → View Applications → select yours → Client ID)
Secret client*: clé générée lors de la création de l’application dans HaloPSA
Journée de génération de facture : définit la fréquence des factures mensuelles (ex. : « 15 » = du 15 au 14 du mois suivant)
Méthode de facturation : sélectionnez préfacturation ou postfacturation.
Prorata : sélectionnez activée ou désactivée.
Association : Manuel ou automatique. L’association automatique associe automatiquement un produit si une SKU fournisseur correspond à celui de Sherweb.
Cliquez sur Tester la connexion. Si les informations sont valides, vous serez redirigé vers le tableau de bord pour configurer les associations.
3. Association
Après avoir terminé la connexion à HaloPSA, vous verrez apparaître la fenêtre Associations.
Sur la page Associations, vous pouvez vérifier que l’association des produits et des organisations et la synchronisation sont à jour. Utilisez les onglets pour naviguer entre les sections.
3.1 Association des produits
Voici la signification de chaque colonne :
Produit Cumulus: produit acheté ou mis à jour dans Cumulus
Élément HaloPSA: produit correspondant dans le catalogue d’articles HaloPSA
Activer la synchronisation: activé automatiquement lorsqu’un produit est associé, mais peut être désactivé au besoin
Statut : état actuel de l’association du produit
Pour retrouver plus facilement les produits, vous pouvez :
utiliser la barre de recherche pour rechercher par produit,
appliquer des filtres par nom de produit ou statut,
trier la liste (non associé, associé, désactivé, erreur)
Une fois ces informations comprises, vous pouvez passer à l’association des produits..
A) Association automatique (basée sur les SKU fournisseurs)
Lorsque cette option est activée, le système compare les SKU fournisseurs des produits dans votre PSA avec ceux de Sherweb.
En cas de correspondance exacte, le produit est automatiquement associé et son statut change de « Auto-associé ». Aucune action manuelle n’est requise.
B) Manuel
Pour chaque produit Cumulus :
1. Repérez le produit à mapper.
2. Sélectionnez la liste déroulante de produits HaloPSA
.
3.Sélectionnez le produit correspondant dans votre catalogue HaloPSA.
4. Assurez-vous que la synchronisation est activée (si souhaité).
5. Enregistrez les changements.
Une fois les produits associés, le statut passe alors à « Associé » (en vert).
Si vous devez actualiser la liste des produits HaloPSA, cliquez sur l’icône d’actualisation dans le champ Produit HaloPSA. Sinon, la liste se met à jour automatiquement chaque fois que vous ouvrez ou actualisez la page.
Une fois l’association des produits terminée, vous pouvez passer à l’association des organisations.
3.2 Association des organisations
Ensuite, ouvrez l’onglet Organisation et associez chaque organisation Cumulus au compte HaloPSA client correspondant.
1. Repérez l’organisation à associer.
2. Ouvrez la liste déroulante Client HaloPSA.
3. Sélectionnez le client correspondant de HaloPSA.
4. Confirmez que la synchronisation est activée pour que l’organisation soit synchronisée automatiquement.
5. Enregistrez les changements.
Une fois les produits associés, le statut passe alors à « Associé » (en vert).
3.3 Désactiver la synchronisation pour un produit
Pour désactiver la synchronisation d’un produit en particulier, rendez-vous dans le menu Associations – Organisations et cliquez sur le crayon à droite de l’organisation listée.
Cela ouvre la liste des frais associés à l’organisation. Vous pouvez y désactiver la synchronisation pour des éléments précis.
4. Fonctionnement de la synchronisation
La synchronisation commence dès que les produits et les organisations sont associés et que la synchronisation est activée. Lors de la première exécution, une synchronisation initiale est effectuée pour créer les données de départ dans HaloPSA.
4.1 Synchronisation des abonnements
Ce qui se produit lorsqu’un produit d’abonnement est créé dans Cumulus (tel que montré ci-dessus).
4.1.1 Création et mise à jour des abonnements
Une fois les données transmises avec succès à votre instance HaloPSA, connectez-vous à HaloPSA et ouvrez la fiche client correspondante. À partir de la page des détails du client, accédez à l’onglet Subscriptions.
Vous y verrez un nouvel abonnement créé, correspondant à l’achat effectué dans Cumulus. Cet abonnement comprend les principales informations, notamment le nom du produit, le cycle et la durée de facturation, la quantité, le tarif unitaire (provenant de votre élément HaloPSA) et le coût unitaire — le tout étant renseigné automatiquement par l’intégration.
Pour consulter l’historique des modifications, cliquez sur le nom de l’abonnement et ouvrez l’onglet Change History. Cet onglet présente un aperçu des mises à jour apportées à l’abonnement, notamment les changements de quantité, les dates et les autres ajustements.
4.1.2 Création automatique des factures récurrentes et association aux abonnements
Afin de simplifier la facturation et d’éviter les frais manqués ou erronés, l’intégration crée automatiquement une facture récurrente en fonction de la date de facturation définie lors de la configuration.
4.1.3 Ajout d’une ligne de facture liée à l’abonnement HaloPSA
Lorsque vous ouvrez la facture récurrente dans HaloPSA, vous verrez une ligne pour le produit que vous avez associé dans Cumulus. La quantité indiquée sur cette ligne correspond à celle de l’abonnement créé par l’intégration.
Cette ligne de facture est mise à jour automatiquement lorsque l’abonnement change, ce qui permet d’appliquer correctement la proratisation en fonction de votre calendrier de facturation (si la proratisation est activée).
Une fois l’abonnement, la facture récurrente et les lignes de facture créés, toute modification de quantité effectuée dans Cumulus déclenche un événement de mise à jour dans HaloPSA.
Pour consulter les changements, cliquez sur l’ID de la facture et ouvrez l’onglet Change History. Vous pourrez y voir la date de modification, les changements apportés et l’utilisateur ayant effectué la modification.
Si la proratisation est activée et que la quantité change après la date d’achat, une ligne au prorata est ajoutée à la facture associée à l’abonnement. Elle reflète la nouvelle quantité et le montant est ajusté correctement selon votre calendrier de facturation.
4.2 Synchronisation des autres types de produits
Les produits suivants suivent un processus de synchronisation différent des abonnements : produits facturés par le fournisseur, produits basés sur l’utilisation et les achats ponctuels. Ces produits ne nécessitent pas de proratisation et sont facturés en même temps que Sherweb facture le partenaire.
Par conséquent, l’intégration ne crée pas d’abonnement dans HaloPSA, ajoute directement une ligne dans la facture récurrente et la quantité et le coût correspondent aux données réellement facturées.
Ce processus suit la même logique que celle décrite dans les sections 4.1.2 and 4.1.3, mais sans association à un abonnement.
4.3 Synchronisation des produits
Une annulation d’abonnement survient lorsque la quantité d’un abonnement est définie à 0 ou que l’abonnement est annulé manuellement. Dans ce cas, l’intégration met à jour l’abonnement correspondant dans HaloPSA pour refléter l’annulation. Une date de fin est automatiquement appliquée à la ligne de facture récurrente – cela permet de facturer uniquement la période pendant laquelle le service était actif.
Important
Les factures récurrentes sont créées uniquement pour les abonnements mensuels.
Pour les abonnements annuels dans Cumulus, l’abonnement est bien créé dans HaloPSA, mais aucune ligne de facture récurrente n’est générée. La facturation doit être effectuée manuellement.
⏳ Les instances réservées Azure ne sont pas encore prises en charge, mais leur prise en charge est prévue prochainement.
5. Journaux des événements HaloPSA
La section Logs offre une visibilité sur tous les événements de synchronisation envoyés de Cumulus vers HaloPSA.
Ces informations sont utiles pour la résolution de problèmes, l’audit des activités et la conciliation des données.
Les journaux peuvent être filtrés par produit, organisation et plage de dates.
Les événements peuvent afficher ces statuts :
Succès : L’événement a été traité avec succès dans HaloPSA.
Erreur : L’événement n’a pas pu être traité. Consultez les détails du journal pour identifier le problème.
En attente : L’événement a été reçu et est en attente de traitement.
Pour afficher les détails, cliquez sur la flèche à côté d’une entrée du journal. Un panneau s’ouvre à droite, où vous pouvez voir l’ID de la facture, le coût unitaire, la quantité, la date d’effet, etc.
6. Migration depuis une intégration HaloPSA d’un autre fournisseur
Préparation
Considérez la migration de l’ancienne intégration HaloPSA de Sherweb vers la nouvelle intégration native comme un projet structuré de migration de données PSA.
Cela implique de :
planifier soigneusement la transition,
associer l’ensemble des données de facturation,
s’assurer que les abonnements sont correctement alignés
faire fonctionner temporairement les deux intégrations en parallèle afin d’éviter tout écart de facturation.
La nouvelle intégration est nettement plus automatisée et fonctionne en quasi temps réel, les événements apparaissant généralement dans HaloPSA en 10 à 15 minutes. Il est donc essentiel de s’assurer que votre configuration actuelle dans HaloPSA (abonnements, factures récurrentes et éléments) est prête à recevoir ce nouveau flux de données.
Démarrage
Avant de migrer tous les clients, il est recommandé de commencer avec un seul client afin d’évaluer l’effort requis. Cette étape est particulièrement importante si votre environnement utilise la proratisation ou comporte des règles de facturation complexes.
1. Configurez la nouvelle intégration native Sherweb.
2. Associez les produits et les abonnements pour un client.
3 .Passez en revue toutes les entités créées et vérifiez qu’ils respectent vos attentes de facturation.
4. Une fois les données validées, accédez à l’onglet Abonnements du client dans HaloPSA, repérez l’ancien abonnement et désactivez-le ou supprimez-le.
5. Si l’ancien abonnement est lié à une facture récurrente, supprimez cette facture uniquement après avoir confirmé que tous les éléments et frais nécessaires sont intégrés à la nouvelle facture
Cette approche permet d’assurer une transition fluide et d’éviter toute rupture ou incohérence de facturation avant un déploiement à grande échelle.
7. FAQ