1. Notes importantes
Assurez-vous que vos identifiants d’API et votre URL HaloPSA sont valides avant d’effectuer l’intégration.
La synchronisation commence une fois que vos associations de produits et d’organisations sont réalisées et que la synchronisation est activée.
Le prix coûtant est automatiquement synchronisé vers HaloPSA.
Le prix coûtant est tiré de votre élément HaloPSA, alors vérifiez que les tarifs des éléments sont les bons dans HaloPSA.
Les factures récurrentes sont automatiquement créées pour les abonnements mensuels. Dans le cas des abonnements annuels, activez le soutien à la facturation annuelle dans les paramètres d’intégration du portail Sherweb afin d’également créer les factures récurrentes annuelles.
Les frais liés aux instances réservées Azure sont pris en charge et peuvent être synchronisés vers les factures récurrentes HaloPSA.
Si vous faites le saut à partir d’une autre intégration de fournisseur, assurez-vous de désactiver l’intégration précédente afin d’éviter des mises à jour en double et de désactiver les factures récurrentes précédentes.
Le comportement de la synchronisation peut varier selon le type de produit.
2. Premiers pas
2.1 Création de l’application HaloPSA
Pour commencer, inscrivez une nouvelle application pour l’API HaloPSA.
Connectez-vous à votre compte HaloPSA.
2. Ouvrez la configuration à partir du menu de gauche, puis :
a) Sélectionnez l’API HaloPSA dans les intégrations, ou cherchez Halo pour trouver rapidement la fonctionnalité.
3. Affichez les applications.
4. Cliquez sur le bouton pour ajouter une nouvelle application dans le coin droit supérieur.
4.a Fournissez les détails demandés, comme il est montré ci-dessous :
Indiquez un nom d’application.
Rédigez une description.
Dans les méthodes d’authentification, choisissez un identifiant client et un secret client (services).
Copiez et enregistrez les clés d’identifiant client et de secret client.
5. Type de connexion : agent, client ou fournisseur.
6. Identifiants de connexion : sélectionnez le bon identifiant.
Note importante : l’agent sélectionné doit avoir les autorisations suivantes:
Niveau d’accès client : lire et modifier
Niveau d’accès aux éléments : lire et modifier
Niveau d’accès à la facturation : lire, créer, modifier et supprimer
Niveau d’accès logiciel : lire et modifier
Afin de vérifier les autorisations pour votre agent, accédez à la configuration, ensuite à Sections & Techniciens, à Techniciens, et finalement à l’onglet Autorisations.
7. Enregistrez.
8. Vous serez notifié qu’aucune autorisation n’a été choisie pour cette application. Cliquez sur OK pour continuer.
9. Cliquez sur Modifier et vérifiez que l’application dispose au moins des privilèges suivants :
Lire : clients
Modifier : clients
Lire : éléments
Modifier : éléments
Lire : factures
Modifier : factures
Lire : licences logicielles
Modifier : licences logicielles
Ensuite, défilez jusqu’en bas et enregistrez votre application.
Note importante : l’intégration exige que l’application HaloPSA et les autorisations d’agent appropriées extraient les clients, les produits et d’autres données utilisées pour l’association et la synchronisation. Si les autorisations requises ne sont pas
accordées, certaines listes d’association pourraient être indisponibles, et la synchronisation pourrait ne pas fonctionner comme prévu. L’intégration aide à détecter les autorisations manquantes et fournit des conseils lorsque des problèmes d’accès
sont trouvés.
2.2 Configuration HaloPSA
Afin d’assurer le bon comportement de votre intégration, certains paramètres doivent être activés.
Ouvrez HaloPSA, accédez à la configuration, ensuite à la facturation, puis aux factures récurrentes (ou tapez Recurring dans la barre de recherche), et confirmez la sélection des options suivantes :
Quantités et calcul au prorata :
Autorisez les quantités au prorata négatives.
Rendez inactives les lignes de factures récurrentes lorsque les licences ou les abonnements deviennent inactifs.
Note importante : ne décochez pas les options sélectionnées par défaut.
2.3 Activation de l’intégration dans le portail Sherweb
Une fois la solution HaloPSA configurée, vous pouvez activer l’intégration dans le portail Sherweb.
1. Connectez-vous à votre compte du portail Sherweb.
2. Cliquez sur Intégrations dans la barre latérale.
3. Sous HaloPSA, sélectionnez Connecter.
Une fenêtre modale de configuration guidée s’ouvre alors pour HaloPSA. Exécutez chacune des étapes afin de configurer et de tester l’intégration.
Étape no 1: entrez les détails de votre connexion HaloPSA
Indiquez votre URL HaloPSA, votre identifiant client et votre secret client. Vous pouvez trouver ces informations dans HaloPSA, en accédant à la configuration, aux intégrations et à l’API HaloPSA. Cliquez sur Suivant lorsque tous les champs requis sont remplis.
Étape no 2 : configurez les paramètres de facturation
Sélectionnez les paramètres définissant la façon dont les données de facturation sont créées et mises à jour dans HaloPSA.
Méthode de facturation : choisissez le moment où la facturation doit se produire (préfacturation si les clients sont facturés à l’avance ou postfacturation s’ils sont facturés après la période de service).
Jour de génération de la facture : choisissez la journée du début de chaque période de facturation mensuelle.
Calcul au prorata : activez ce paramètre si le montant de la facture doit être ajusté lorsque les quantités changent en milieu de cycle.
Étape no 3 : configurez les paramètres d’intégration
Choisissez des options supplémentaires :
Soutien à la facturation annuelle : activez ce paramètre si vous souhaitez que les frais d’abonnement annuels soient liés aux factures récurrentes.
Association automatique des produits : activez ce paramètre afin d’associer les produits automatiquement lorsqu’un article du fournisseur HaloPSA correspond à un article Sherweb.
Lorsque vous êtes prêt, testez la connexion. Si celle-ci fonctionne, vous serez redirigé vers votre tableau de bord afin de commencer à configurer vos associations de produits et d’organisations.
3. Associations
Après avoir configuré votre connexion HaloPSA, vous arriverez à l’écran des associations.
Sur la page Associations, vous pourrez vérifier que l’association des produits et des organisations ainsi que la synchronisation sont à jour. Naviguez dans l’association de produits ou d’organisations en utilisant les onglets disponibles.
3.1 Association des produits
Voici des explications pour chacune des colonnes :
Produit Cumulus : produit acheté ou mis à jour dans le portail Sherweb.
Produit HaloPSA : produit correspondant dans votre catalogue d’éléments HaloPSA.
Synchronisation : automatiquement activée lorsqu’un produit est associé, mais peut être désactivée au besoin.
Statut : affiche le statut d’association actuel du produit
Associé : le produit est associé et la synchronisation est activée.
Automatiquement associé : le produit a automatiquement été associé en utilisant la correspondance d’articles du fournisseur.
Synchronisation désactivée : le produit est associé et la synchronisation est désactivée.
Non associé : le produit n’a pas encore été associé à un élément HaloPSA.
Erreur : l’intégration a détecté un problème nécessitant votre attention.
Pour vous aider à trouver les produits facilement, vous pouvez :
Utiliser la barre de recherche pour faire une recherche par nom de produit.
Appliquer des filtres par nom de produit ou statut.
Trier la liste de manière à afficher les éléments non associés, associés, désactivés ou erronés en premier.
Une fois que vous comprenez les informations affichées sur cette page, l’étape suivante est d’associer vos produits.
A) Association automatique des produits basée sur les articles du fournisseur
Lorsque ce paramètre est activé, le système compare les articles des produits du fournisseur dans votre outil d’automatisation des services professionnels (PSA) aux articles des produits Sherweb.
En cas de correspondance exacte, le produit est automatiquement associé et son statut devient automatiquement associé. Aucune action manuelle n’est requise.
B) Association manuelle
Pour chaque produit du portail Sherweb :
1. Trouvez le produit à associer.
2. Ouvrez le menu déroulant Produit HaloPSA.
.
3.Sélectionnez le produit correspondant à partir de votre catalogue HaloPSA.
4. Confirmez que la synchronisation est activée, si vous souhaitez que le produit se synchronise automatiquement.
5. Enregistrez vos modifications.
Une fois celles-ci sauvegardées, le statut deviendra associé et apparaîtra en vert.
Si vous devez rafraîchir la liste d’éléments HaloPSA, cliquez sur l’icône de rafraîchissement dans le champ Produit HaloPSA. Autrement, la liste se rafraîchit automatiquement quand vous ouvrez ou rafraîchissez la page.
Une fois vos associations de produits effectuées, vous pouvez passer à l’association de vos organisations.
3.2 Association des organisations
Ensuite, rendez-vous dans l’onglet Organisations et associez chaque organisation du portail Sherweb à son client HaloPSA correspondant.
1. Trouvez l’organisation que vous souhaitez associer.
2. Ouvrez le menu déroulant Client HaloPSA.
3. Sélectionnez le client correspondant à partir d’HaloPSA.
4. Confirmez que la synchronisation est activée, si vous souhaitez que l’organisation se synchronise automatiquement.
5. Enregistrez vos modifications.
Une fois celles-ci sauvegardées, le statut deviendra associé et apparaîtra en vert.
3.3 Comment désactiver la synchronisation d’un produit en particulier?
Pour désactiver la synchronisation d’un produit précis, rendez-vous dans l’association des organisations et cliquez sur l’icône de crayon à droite.
Cela ouvre la liste des frais de cette organisation, où vous pouvez désactiver la synchronisation de frais précis, au besoin.
4. Fonctionnement de la synchronisation
La synchronisation commence dès que vos produits et vos organisations sont associés et que la synchronisation est activée. La première fois que l’intégration s’exécute, elle réalise une synchronisation initiale pour créer les données de facturation
et les quantités des abonnements de départ dans HaloPSA.
4.1 Synchronisation des produits d’abonnement
Lorsqu’un produit d’abonnement est créé dans le portail Sherweb (comme il est illustré ci-dessus), l’intégration :
4.1.1 Créera et mettra à jour automatiquement les abonnements correspondants dans HaloPSA
Une fois les données envoyées avec succès à votre instance HaloPSA, connectez-vous à HaloPSA et ouvrez l’enregistrement client correspondant. À partir de la page des détails du client, naviguez vers l’onglet des abonnements.
Vous y verrez un abonnement nouvellement créé correspondant à l’achat fait dans le portail Sherweb. Cet abonnement inclut les détails clés comme le nom du produit, le terme et le cycle de facturation, la quantité, le tarif unitaire (tiré de votre élément HaloPSA) et le prix coûtant, qui sont tous indiqués automatiquement grâce à l’intégration.
Pour connaître les modifications apportées au fil du temps, cliquez sur le nom d’abonnement et ouvrez l’onglet d’historique des modifications. Cet onglet fournit un registre des mises à jour de l’abonnement, y compris les changements de quantité, les dates et d’autres ajustements.
4.1.2 Créera automatiquement des factures récurrentes et les liera aux abonnements
Pour simplifier la facturation et aider à prévenir des frais manquants ou incorrects, l’intégration crée automatiquement des factures récurrentes selon les dates du calendrier définies pendant la configuration.
Note importante : les factures récurrentes automatiques sont seulement créées pour les abonnements mensuels. En ce qui concerne les abonnements annuels, vous devrez activer le soutien à la facturation annuelle dans les paramètres d’intégration du portail Sherweb avant que les frais puissent être liés aux factures récurrentes dans HaloPSA.
4.1.3 Changera la facture mensuelle récurrente utilisée pour les frais synchronisés
Après avoir réalisé l’association de vos organisations, vous pouvez choisir la facture HaloPSA récurrente qui doit être utilisée par l'intégration pour les frais synchronisés. Cela s’avère utile si vous souhaitez que des frais soient ajoutés à une facture récurrente précise plutôt qu’à celle créée automatiquement par l’intégration.
Naviguez vers la page de configuration des organisations.
Trouvez le paramètre des factures récurrentes.
Sélectionnez la facture récurrente que vous souhaitez voir être utilisée par l’intégration.
Enregistrez vos changements.
Note: si vous sélectionnez une facture récurrente différente, l’intégration mettra automatiquement à jour les frais synchronisés afin d’utiliser la facture récurrente nouvellement sélectionnée lorsque cela est possible.
4.1.4 Ajoutera une ligne de facture liée à l’abonnement HaloPSA
En ouvrant la facture récurrente dans HaloPSA, vous verrez une ligne pour le produit que vous avez associé dans le portail Sherweb. La quantité indiquée à cette ligne correspond à l’abonnement créé par l’intégration.
Cette ligne de facture est automatiquement mise à jour lorsque l’abonnement est modifié, afin d’assurer que le calcul au prorata est appliqué correctement selon votre calendrier de facturation récurrente (si le calcul au prorata est activé).
Une fois l’abonnement, la facture récurrente et les lignes de facture créés, toute modification de quantité faite dans le portail Sherweb déclenche un événement de mise à jour dans HaloPSA.
Pour passer en revue la modification, cliquez sur l’identifiant de facture et ouvrez l’onglet de l’historique. Vous pourrez y voir la modification apportée, ce qui a été mis à jour, qui a fait la mise à jour, etc.
Dans le cas où le calcul au prorata est activé, si la quantité est modifiée après la date d’achat, une entrée calculée au prorata est ajoutée à la ligne de facture liée à l’abonnement. Cette ligne reflète la quantité mise à jour et le bon montant, calculé au prorata selon votre calendrier de facturation récurrente.
4.2 Comment les autres types de produit sont-ils synchronisés?
Les éléments facturés par le fournisseur, basés sur l’utilisation et d’achat unique suivent un modèle de synchronisation différent.
Étant donné que le calcul au prorata n’est pas exigé et que la facturation s’effectue seulement après que Sherweb remette une facture, ces produits ne créent pas d’abonnements HaloPSA. Une ligne de facture est plutôt créée directement dans la facture récurrente, afin de refléter la quantité facturée et le coût associé.
Ce processus suit le même comportement de facture récurrente et de ligne de facture qui est décrit dans les sections 4.1.2 et 4.1.4, mais sans les lier aux abonnements.
4.3 Comment les produits annulés sont-ils synchronisés?
Une annulation d’abonnement se produit lorsqu’une quantité d’abonnement est définie à 0 ou lorsque l’abonnement est annulé manuellement. L’intégration met alors à jour l’abonnement HaloPSA correspondant afin de refléter l’annulation. Une date de fin est automatiquement donnée à la ligne de facture récurrente associée, afin d’assurer que seule la période pendant laquelle le service était actif est facturée.
5. Journaux HaloPSA
La section des journaux donne une visibilité sur tous les événements de synchronisation envoyés du portail Sherweb vers HaloPSA.
Ces informations sont utiles à des fins de dépannage, d’activités d’audit et de rapprochement.
Les journaux peuvent être filtrés par produit, organisation et plage de dates.
Les événements peuvent afficher les statuts suivants :
Succès : l’événement a été traité avec succès dans HaloPSA.
Echec : l’événement n’a pas pu être traité. Consultez les détails des journaux pour trouver le problème.
En attente : l’événement a été reçu et est en attente de traitement.
Pour voir des détails additionnels, cliquez sur la flèche à côté de l’entrée de journal, et une petite page apparaîtra à droite, où vous pourrez voir plus de détails (identifiant de facture, prix coûtant, quantité, date d’entrée en vigueur, etc.).
6. Migration à partir de l’intégration HaloPSA avec d’autres fournisseurs
Préparation
Traitez la migration à partir de l’ancienne intégration Sherweb HaloPSA vers la nouvelle intégration native à titre de projet structuré de migration de données PSA.
Cela signifie de :
Planifier avec soin le basculement.
Associer toutes les données liées à la facturation.
Confirmer le bon alignement des abonnements.
Exécuter brièvement les deux intégrations en parallèle afin d’éviter tout écart de facturation.
La nouvelle intégration est nettement plus automatisée et fonctionne pratiquement en temps réel (les événements apparaissent habituellement dans HaloPSA dans les 10 à 15 minutes). Il est donc important de vous assurer que votre configuration HaloPSA existante (abonnements, factures récurrentes et éléments) est prête à recevoir le nouveau flux de données.
Démarrage
Avant de migrer tous vos clients, il est mieux de commencer par un seul client afin de bien comprendre la charge de travail requise. Cela est particulièrement important si votre environnement utilise le calcul au prorata ou est doté de règles de facturation complexes.
1. Configurez la nouvelle intégration Sherweb native.
2. Configurez les associations de produits et d’abonnements d’un seul client.
3. Passez en revue toutes les entités créées par la nouvelle intégration et confirmez que tout est bien aligné sur vos attentes en matière de facturation.
Dans l’enregistrement client, vous devez voir un nouvel abonnement pour chaque abonnement utilisé par le client. Chaque abonnement doit afficher la bonne quantité et le bon prix de vente.
Vous devez aussi voir une nouvelle facture récurrente présentant une ligne pour chaque abonnement. Chaque ligne doit afficher le nom du produit et le prix de vente.
4. Si vous avez déjà une facture récurrente et que vous souhaitez toujours l’utiliser, ouvrez l’intégration HaloPSA dans le portail Sherweb, rendez-vous dans l’association des organisations, trouvez l’organisation et cliquez sur l’icône de crayon. Vous pouvez ensuite sélectionner la facture récurrente que vous souhaitez voir être utilisée par l’intégration.
5. Une fois que vous avez vérifié que les données Sherweb sont exactes et que tout a bien été migré, rendez-vous dans l’onglet des abonnements dans HaloPSA. Trouvez l’ancien abonnement, puis désactivez-le ou retirez-le.
6. Si l’ancien abonnement est lié à une facture récurrente, retirez cette facture seulement après avoir confirmé que tous les frais et les éléments requis sont déjà inclus dans la facture récurrente appropriée qui est sélectionnée pour la nouvelle intégration, ou déplacés vers celle-ci.
Cette façon de faire assure une transition tout en douceur et prévient les incohérences de facturation avant de déployer la migration à tous les clients.
7. FAQ
1. Est-ce que l’intégration HaloPSA soutient les abonnements annuels?
Oui. L’intégration HaloPSA soutient autant les abonnements mensuels qu’annuels.
Les abonnements mensuels sont pris en charge par défaut.
Dans le cas des abonnements annuels, le soutien à la facturation annuelle doit être activé dans les paramètres d’intégration du portail Sherweb avant que les frais puissent être liés aux factures récurrentes dans HaloPSA. Cette activation permettra à l’intégration de créer les factures récurrentes annuelles afin d’assurer un suivi des abonnements payés annuellement
2. Puis-je mettre à jour mes identifiants d’API HaloPSA après la configuration de l’intégration?
Oui. Vous pouvez mettre à jour vos identifiants d’API HaloPSA à tout moment directement à partir des paramètres d’intégration. Cela vous permet de remplacer les identifiants ayant changé, étant expirés ou devant faire l’objet d’une rotation sans avoir à demander l’assistance de Sherweb. Après avoir mis à jour les identifiants, l’intégration les valide afin d’assurer la disponibilité de l’accès requis.
3. Que se passe-t-il si mes identifiants HaloPSA expirent?
L’intégration détecte les identifiants invalides ou expirés et vous redirige afin de les mettre à jour. Une fois les identifiants mis à jour, l’intégration valide la connexion et les autorisations requises avant la reprise de la synchronisation.
4. Puis-je changer la facture récurrente utilisée par l’intégration HaloPSA?
Oui. L’intégration vous permet de sélectionner la facture récurrente HaloPSA mensuelle qui est utilisée pour les frais synchronisés. Si vous choisissez une facture récurrente mensuelle différente, l’intégration réattribue automatiquement les
lignes synchronisées existantes lorsque cela est possible.
5. Pourquoi ne puis-je pas voir les produits ou les organisations au moment de configurer les associations?
L’intégration demande une application HaloPSA et des autorisations d’agent précises afin d’extraire les données d’association. Si les autorisations requises sont manquantes, des renseignements sur les produits, les clients ou les organisations pourraient être indisponibles jusqu’à ce que les autorisations soient corrigées. L’intégration affiche des avertissements lorsque des problèmes liés aux autorisations sont détectés.
6. Les frais d’instances réservées Azure sont-ils soutenus par l’intégration HaloPSA?
Oui. Les frais d’instances réservées Azure sont pris en charge et peuvent être synchronisés vers les factures récurrentes HaloPSA par le biais de l’intégration.
7. Qu’est-ce que je devrais faire si je supprime accidentellement un abonnement HaloPSA créé par Sherweb?
Si vous supprimez un abonnement créé par l’intégration Sherweb HaloPSA, contactez le soutien Sherweb afin d’obtenir de l’assistance.
8. Comment puis-je mettre à jour le prix de vente de mes éléments?
Au moment de créer un abonnement, nous récupérons le prix de vente à partir de votre élément HaloPSA. Ce tarif est ensuite poussé comme prix de vente vers l’abonnement, puis traduit en prix vendant dans les lignes de la facture récurrente. Afin de mettre le tarif à jour, vous devrez mettre à jour chaque tarif d’abonnement afin qu’il reflète automatiquement le prix de vente de l’élément.
9. Pourquoi le prix coûtant poussé vers HaloPSA ne correspond-il pas au tarif Sherweb?
L’intégration reçoit les tarifs à partir de vos événements de facturation. Dans le cas de frais calculés au prorata, le coût poussé vers l’outil PSA serait également un coût calculé au prorata.