Comment activer ou désactiver les réponses automatiques dans Outlook 2013

Synopsis

Cet article indique comment faire pour activer ou désactiver les réponses automatiques pendant votre absence pour votre compte Exchange dans Outlook 2013

Prérequis

  •  Un compte Exchange hébergé chez Sherweb
  • Le client Outlook 2013 installé et déjà configuré pour votre compte Exchange

 

Notez : Si l'option Réponses automatique (absence du bureau) n'est pas disponible, vous n'utilisez pas un compte Exchange.

Comment faire

1. Dans Outlook, à partir de la fenêtre principale, cliquez sur le menu Fichier. Cliquez sur Réponses automatiques.


 

2. Dans la fenêtre de configuration des Réponses automatiques, cliquez sur Envoyer des réponses automatiques.


 

3. Si vous désirez limiter l'envoi de réponses automatiques à une période limitée dans le temps, indiquez les dates dans les champs Heure de début et Heure de fin.


 

4. Editez à présent le message à envoyer à vos collaborateurs dans l'onglet Au sein de mon organisation


 

5. Vous pouvez choisir d'activer les réponses automatiques pour vos contacts externes aussi. Cliquez sur l'onglet En dehors de mon organisation et cochez l'option Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société

Si vous souhaitez limiter l'envoi aux contacts externes enregistrés dans votre répertoire, sélectionnez Mes contacts uniquement. Autrement, laissez l'option par défaut sélectionnée (Toute personne étrangère à ma société).


 

6. Si vous ne souhaitez pas configurer des règles pour gérer vos courriels pendant votre absence, cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

 

Si vous souhaitez configurer des règles pour gérer vos courriels pendant votre absence

 

7. Toujours dans la fenêtre Réponses automatiques, cliquez sur Règles..., puis dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur Ajouter une règle...


 

8. Ajoutez vos critères dans la section Lorsqu'un message répondant aux critères suivants arrive. Puis, choisissez les actions à mener dans la section Accomplir ses actions.


 

9. Il y a plus de possibilités lorsque vous cliquez sur le bouton Options avancées... Vous pouvez les configurer aussi. Cliquez sur OK une fois terminé. 


 

10. Cliquez sur OK dans la fenêtre Règles de réponse automatique, puis sur OK dans la fenêtre Réponses automatiques


 

Remarque : Chaque fois que vous ouvrez votre client Outlook 2013 pendant que vos messages d'absence sont configurés, une alerte vous rappelle que les réponses automatiques sont activées et vous propose de les désactiver. Vous pouvez ignorer l'alerte.

 

Désactiver les réponses automatiques

11. Si vous avez indiqué des dates de début et de fin pour votre absence, vous n'avez pas besoin de manuellement désactiver les réponses automatiques. Le système le fera pour vous.

 

Si, toutefois, vous avez défini des dates de début et de fin, mais que vous souhaitez désactiver la réponse automatique avant la date de fin prévue, suivez les étapes 1 et 2 de ce guide. À l'étape 2, sélectionnez Ne pas envoyer de réponse automatique, puis OK.

 

 Si vous n'avez pas défini les dates de début et de fin, vous pouvez désactiver manuellement vos paramètres d'absence du bureau. Dans la fenêtre principale d'Outlook, cliquez sur Fichier, puis sur le bouton Désactiver sous la section Réponses automatiques en surbrillance.

 

Si vous avez besoin d'assistance, n'hésitez pas à nous contacter.

Applicable à

Tous les comptes Exchange hébergés chez Sherweb