Guide de migration

Ce document donne les informations relatives au processus de migration de vos services en collaboration avec nos spécialistes dédiés. Notre objectif est de rendre la transition aussi harmonieuse que possible pour vos utilisateurs. Si vous avez besoin d’assistance ou si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations au sujet de votre migration, n’hésitez pas à nous contacter.

 

TABLE DES MATIÈRES

Aperçu du processus de migration

 

Notre équipe de migration a mis en place un processus sécurisé et stable pour réussir votre migration. Cependant, il y a des étapes importantes que vous devriez suivre pour vous assurer une transition sans problème. Certaines étapes ou procédures pourraient varier selon le type de migration, la source ou la destination, mais voici le plan général.

 

NOTE IMPORTANTE


Veuillez parcourir ce document avec le spécialiste assigné à votre migration. Nous serons ainsi en mesure de répondre à chacune de vos préoccupations en lien avec votre environnement en particulier.

 

Le plan de migration standard se présente comme suit :

 

Phase 1 : Préparation


Notre spécialiste à la migration dédié vous contacte pour discuter de vos besoins et apprêter le nécessaire pour votre migration. Cette étape inclut la collection d'information, la création de vos utilisateurs et le choix de la méthode précise de migration pour votre cas. 

 

Phase 2 : Pré-migration

 

Pour réduire le temps nécessaire à l’étape de mise en service, nous procédons à une pré-migration de vos données historiques. Bien que la procédure diffère selon la méthode utilisée, elle inclura généralement le transfert de toutes les données datant de plus de 30 jours. Cela peut prendre quelques jours comme quelques semaines, selon la taille et la structure de vos comptes utilisateur. De manière générale, une pré-migration prendra en moyenne 7 à 10 jours ouvrables.

 

Phase 3 : Basculement

 

Au jour planifié de la migration, le service de messagerie électronique est redirigé vers votre nouvelle plateforme. Vos enregistrements DNS pointeront vers les nouveaux services. Vos utilisateurs accèderont immédiatement à leurs courriels par OWA et pourront configurer Outlook et les appareils mobiles dès cet instant. Notre spécialiste à la migration vous tiendra régulièrement informé de l’état d’avancement jusqu’à ce que tous les comptes aient été transférés.

 

Phase 4 : Post-migration 

 

Deux jours ouvrables après la migration, nous ferons un suivi avec vous pour confirmer que le processus s’est déroulé correctement et résoudre d’éventuels problèmes. Si vous confirmez que tout est correct à ce moment, nous fermerons le dossier.


Phase 1 : Préparation

Étape 1 : Accès au compte et création des utilisateurs

La première étape consiste à accéder au compte de votre organisation pour créer vos utilisateurs. Vous devriez déjà avoir l’accès avec des permissions d’administrateur aux environnements de source et de destination. Ainsi vous pourrez vous connecter aux portails d’administration et accomplir toutes les tâches administratives.

 

Le type de vos environnements de source et de destination, ainsi que les outils que nous utiliserons détermineront notre capacité à autodétecter les utilisateurs. Si nous ne le pouvons pas, nous vous demanderons de remplir des fichiers pour les utilisateurs, les groupes et la création des contacts au niveau du serveur, puis de nous les renvoyer.


De plus, en fonction de l'environnement vers lequel vous migrez, vous devrez peut-être vérifier que vous êtes propriétaire de votre domaine en créant certains enregistrements DNS. Votre spécialiste à la migration vous guidera dans cette démarche si nécessaire.

Étape 2 : Création de la tâche de migration

Avec l’aide d’outils spécialisés, nous associerons vos utilisateurs existants aux nouveaux utilisateurs créés dans l’environnement de destination. Ces outils se connecteront automatiquement aux serveurs des deux environnements et copieront les données pour vous. Cette étape est entièrement menée par notre spécialiste à la migration, ce qui vous laisse l’occasion de vous concentrer sur d’autres projets.

Étape 3 : Tâches relatives à l’environnement

Il peut exister des tâches relatives à l’environnement qui devraient être faites pour analyser la configuration actuelle ou mieux préparer la migration. Il pourrait s’agir d’un script pour analyser les structures de dossiers ou de la configuration d’un compte administrateur. Sur la base des besoins particuliers de votre migration, le spécialiste à la migration vous fournira un document listant ces tâches.

Étape 4 : Planification

L’idéal est que tous les utilisateurs de votre organisation soient migrés en même temps. La planification de la migration de vos données actuelles (la redirection de vos courriels) est donc une étape critique pour une transition transparente pour vos utilisateurs. La date et l’heure seront choisies selon vos préférences et les disponibilités du spécialiste à la migration. Cependant, elles pourraient être révisées pendant la phase de pré-migration sur la base de ses résultats.

 

NOTE IMPORTANTE

 

Il n’y a aucun arrêt de service pendant la migration de vos courriels. Notre spécialiste à la migration prend en charge la majorité des tâches pour vous assurer la meilleure expérience durant le transfert du service.


Phase 2 : Pré-migration

Étape 1 : Appel de pré-migration

Sept jours avant la date prévue pour la migration, notre spécialiste à la migration dédié vous contactera par téléphone ou par courriel afin de répondre à toute préoccupation qui demeure. Ce sera aussi l’occasion de vous guider dans les étapes nécessaires au succès de votre migration. Dans certains cas, la planification pourrait changer donc cet appel pourrait survenir à un moment différent. Mais en règle générale, nous serons en contact avec vous tout au long du processus.

Étape 2 : Diminuer la valeur TTL des enregistrements DNS

* Vous êtes responsable de cette étape.

 

Il est recommandé de diminuer la valeur TTL (Time To Live) par défaut de votre serveur DNS dans la mesure du possible. Pour ce faire, connectez-vous au portail de gestion de votre DNS, puis entrez la valeur la plus basse possible. Ceci permettra de faire une redirection plus rapide des courriels au jour prévu de la migration.

 

NOTE IMPORTANTE

 

Ne modifiez aucun des enregistrements actuels tant que notre technicien ne vous l’a pas demandé. Pour l’étape actuelle, nous voulons uniquement diminuer la valeur TTL par défaut du serveur DNS. Nous ne modifions aucun enregistrement pour ne pas altérer l’envoi et la réception des courriels, ou la connectivité.

Étape 3 : Migration préliminaire des données

* Notre spécialiste de migration remplit cette étape pour vous.

 

Afin de réduire le temps de migration et de rendre l’opération la plus transparente possible pour les utilisateurs, notre équipe de migration dupliquera les courriels, dossiers, contacts, journaux, notes, calendriers et tâches de chaque boîte de messagerie. Il s’agit uniquement d’une copie, nous ne supprimerons rien de votre serveur source.

 

NOTE IMPORTANTE

 

Dépendamment de la méthode de migration ou des outils utilisés, il pourrait y avoir certaines limitations quant à ce qui est possible de migrer ou non. Si c’est le cas pour votre migration, notre spécialiste vous fera parvenir le document qui liste ces limitations.

Étape 4 : Appel de confirmation 

Deux jours avant la migration, notre spécialiste à la migration vous contactera par téléphone ou courriel pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir avant la date fixée. Il s’assurera aussi de vous fournir tout l’accompagnement nécessaire pendant et après la migration. Il vous tiendra informé des besoins pour chacune des phases majeures du processus (redirection des courriels, basculement, etc.).


Phase 3 : Basculement

Étape 1 : Modifications des enregistrements DNS 

* Vous êtes responsable de cette étape.

 

Le jour de la migration, notre équipe de migration sera en communication fréquente avec vous. Vous devrez donc être disponible et joignable pendant deux heures consécutives autour de l’intervalle de temps prévu pour votre migration.

 

Vos enregistrements DNS devront être reconfigurés avec les paramètres de votre nouveau serveur. Le spécialiste à la migration vous indiquera les valeurs et le moment exacts pour ces changements. Si nous hébergeons votre service DNS, nous pourrons faire ce changement pour vous. Les courriels seront redirigés vers la nouvelle plateforme. Jusqu’à la reconfiguration et la synchronisation de leur profil Outlook et de leurs appareils mobiles, vos utilisateurs devront accéder aux nouveaux courriels via Outlook Web App. L’adresse web pour ce service vous sera fournie par le spécialiste à la migration.

Étape 2 : Migration finale des données

* Notre spécialiste de migration remplit cette étape pour vous.

 

L’exécution finale de la migration sera faite pour s’assurer que toutes les données ont été copiées vers la nouvelle plateforme. Le temps qu’elle prendra dépendra du volume de données. Nous estimons qu’il faut entre 1 et 24 heures pour que tous les courriels et autres éléments des boîtes de messagerie soient transférés, mais le temps moyen est d’approximativement 2 heures. Aucun contenu de la boîte de messagerie ne sera perdu pendant le processus. Une fois la migration terminée, notre spécialiste vous tiendra informé pour que vous puissiez terminer toutes les actions dont vous êtes responsables. 

Étape 3 : Reconfiguration d’Outlook et des appareils mobiles

* Vous êtes responsable de cette étape.

 

1. Mise à jour d’Outlook

 

Certaines versions du client Outlook peuvent ne plus être supportées par Microsoft. Vous devrez dans ce cas les mettre à jour. Veuillez valider vos versions avec le spécialiste pour vous assurer d’avoir le client adéquat. Dépendamment des services auquel vous avez souscrit, vous pourriez avoir accès au téléchargement d’une version récente pour l’installer. Notre spécialiste vous fournira tous les détails si ceci est applicable à votre abonnement.

 

2. Reconfiguration du profil Outlook

 

Assurez-vous que l’enregistrement DNS Autodiscover est répliqué en faisant une vérification en ligne. Recréez ensuite les profils Outlook. Notre spécialiste vous communiquera toutes les informations relatives aux services auxquels vous vous êtes abonnés.

 

*Veuillez noter que les éléments présents localement sur le profil Outlook tels que les règles (côté client), les signatures, les messages d’absence du bureau, les permissions de sécurité des dossiers, les délégations, les groupes de distribution personnels, les clauses de non-responsabilité et les catégories colorées pourraient ne pas être migrés et devront être transférés manuellement.

 

3. Reconfiguration des appareils mobiles

 

Notre spécialiste vous communiquera les instructions détaillées pour configurer vos appareils mobiles.


Phase 4 : Post-migration

Appel de suivi

Deux jours ouvrables après la migration finale, notre spécialiste à la migration dédié vous contactera par téléphone ou par courriel pour confirmer que le service de messagerie électronique fonctionne pour tous vos utilisateurs, et pour recueillir vos impressions au sujet du processus de migration.

 

À cette phase, votre technicien s’assurera que vos services additionnels sont actifs et utilisables. S’ils nécessitent une migration, notre spécialiste s’assurera que les bonnes procédures sont en place pour ce faire.

 

Si tout fonctionne correctement, nous fermerons le dossier de migration. Vous serez en pleine possession de vos nouveaux services.