Comment accéder à une boîte de ressource (équipement ou salle)

Synopsis

Ce guide explique comment afficher le calendrier d'une boîte de ressource (salle ou équipement) dans Outlook et comment un délégué répond manuellement aux invitations de réunion dans Outlook.

Prérequis

Un compte Exchange hébergé chez Sherweb

Vous utilisez le client Outlook

Comment faire

Remarque : Les boîtes de ressource ne sont pas accessibles directement. La seule manière de les ouvrir est de le faire à partir de la boîte d’un utilisateur.

Afficher le calendrier d'une boîte courriel de ressource

 1. Dans le client Outlook, cliquez sur Calendrier.

2. Faites un clic droit sur Mes calendriers, puis cliquez sur Ajouter Calendrier et enfin sur Liste des salles.

3. Sélectionnez le nom de la ressource dans la fenêtre de l'annuaire et cliquez sur Salles. 

4. Cliquez sur OK. 

5. Le calendrier de la ressource s'affiche sous le libellé Autres calendriers pour tout utilisateur. Il apparaît aussi sous le libellé Mes calendriers pour un délégué (un utilisateur qui a reçu le contrôle total de la boîte de ressource). 

Remarque : une couleur est attribuée au calendrier de la ressource pour le différencier de celui de l'utilisateur et des autres calendriers.

Gérer les invitations envoyées à une boîte de ressource (ceci n'est possible que lorsque l'utilisateur est un délégué)

Remarque : Lors de sa création dans le Panneau de gestion, le fait de sélectionner l'option Activer le traitement automatique des demandes de réunion configure l'auto-approbation des réunions et la résolution automatique des conflits dans la réservation. Le délégué peut toujours manuellement décliner les invitations ou mener d'autres actions à partir du calendrier, telles que proposer un nouvel horaire, approuver (dans le cas d'un conflit entre plusieurs réunions).

1. Dans la liste des calendriers, assurez-vous que le nom de la ressource est sélectionné. 

2. Dans le calendrier de la ressource, retrouvez l'invitation désirée. Vous pouvez faire un clic droit ou double-cliquer dessus pour mener des actions.

Notez que chaque invitation affiche le nom de l'organisateur en lieu et place de l'objet de la réunion.

3. En ouvrant la réunion, vous pourrez voir l'information indiquant l'état de l'invitation (Acceptée, Refusée ou Provisoire) avec le nom du délégué qui y a répondu (quand ce n'est pas la ressource elle-même). 

4. L'organisateur reçoit une notification à chaque modification de la réunion par un délégué. 

Applicable à

Tous les comptes Exchange hébergés chez Sherweb