Situation

Vous avez besoin de mettre en place, supprimer ou modifier une politique de rétention pour pouvoir conserver des données spécifiques pendant une certaine période de temps au niveau du compte utilisateur.


Conditions préalables

Cette section énumère les conditions requises pour pouvoir configurer une politique de rétention.

  • L'un des accès suivants au tableau de bord Dropsuite :
    • Full Admin
    • Group Supervisor (cela ne fonctionne que pour les utilisateurs qui font partie du groupe dont ils sont administrateurs)
    • IT Admin
    • Compliance and Review Officer (responsable de la conformité et de la révision)
    • Data Protection Officer (délégué à la protection des données)


TABLE OF CONTENTS

Politique de rétention au niveau du compte

Cette section explique comment créer une politique au niveau du compte utilisateur, ou pour des départements d'utilisateurs précédemment créés. Elle explique également le processus de modification ou de suppression d'une politique précédemment créée.


Création d'une politique de rétention

Cette section explique comment créer et définir une politique de rétention pour les utilisateurs. Cela permettra à leurs données d'être définitivement supprimées seulement après une période de temps déterminée. 

  1. Connectez-vous au tableau de bord de sauvegarde en utilisant le niveau d'accès approprié.                                                                                                
  2. Survolez l'onglet conformité, puis sélectionnez "Retention Policy".                                                                                
  3. Sur la page de la politique de rétention, sélectionnez "Créer un nouveau".                                                                                                    
  4. Sur l'écran suivant, vous aurez 3 sections à remplir :
    • Policy Name (nom de la politique) : créez un nom pour la politique. Il doit être unique et ne peut pas être un nom identique à celui d'une autre politique précédemment créée.
    • For (pour) : Dans cette section, vous choisirez Email Account (pour spécifier les utilisateurs), Department (pour tous les utilisateurs d'un département spécifique précédemment créé), ou All (pour tous les utilisateurs sauvegardés). Si vous choisissez "Email Account" ou "Department", vous devrez alors spécifier les utilisateurs ou le département en question. 
    • Retention Period (période de rétention) : Ici, vous devrez sélectionner la durée de rétention des données pour les utilisateurs ou les services spécifiés. Vous pouvez choisir entre 1 mois et 11 ans ou illimité pour que les données ne soient jamais définitivement supprimées.                                                                                                                            
  5. Enfin, lisez la clause de non-responsabilité qui sera adaptée à la période de rétention que vous avez choisie, acceptez les conditions en cochant la case correspondante, puis sélectionnez "Enregistrer".                                                                                                
  6. Votre politique sera alors affichée sur la page de la politique de rétention. Pour consulter les détails plus en profondeur, sélectionnez le nom de la politique et une boîte apparaîtra avec tous les détails notables. 


Modification d'une politique de rétention

Cette section explique comment modifier une politique de rétention déjà existante au niveau du compte.

  1. Passez la souris sur l'onglet "Compliance", puis sélectionnez "Retention Policy".                                            
  2. Trouvez la politique que vous devez modifier et sélectionnez les 3 points dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez "Edit".                                                                                
  3. Dans la fenêtre suivante, vous obtiendrez un avertissement expliquant que toute modification apportée à la politique de rétention ne sera appliquée qu'aux courriels qui n'ont pas encore été supprimés par la politique de rétention. Sélectionnez "Continue".                                        
  4. Ensuite, modifiez la politique si nécessaire, acceptez les conditions et sélectionnez "Update". 


Suppression d'une politique de rétention

Cette section explique comment supprimer une politique de rétention qui n'est plus nécessaire.

  1. Sur la page des règles de rétention, trouvez la règle que vous devez supprimer et sélectionnez les trois points dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez "Delete".                                                
  2. Dans la fenêtre suivante, assurez-vous de lire l'avertissement, puis sélectionnez "I Agree" (j'accepte).                    
  3. Les données qui étaient incluses dans cette politique de rétention utiliseront désormais la politique par défaut de ne jamais être supprimées.


Mentions importantes

Points importants à noter lors de la création de politiques de rétention.

  • Si plus d'une politique peut être appliquée à un compte de courriel, le système choisira automatiquement la politique ayant la plus longue période de rétention.
  • Une fois qu'une politique de rétention a supprimé un courriel, il n'y a aucun moyen de le récupérer. La seule possibilité est que le courriel soit encore dans la boîte aux lettres elle-même, auquel cas il sera à nouveau sauvegardé.
  • La politique de rétention par défaut est illimitée. Cela signifie que, par défaut, toutes les données sont conservées pour toujours.
  • Les périodes de rétention sont calculées en fonction de la date de réception du courriel dans la boîte aux lettres. Cela signifie que le début de la date de rétention ne commence pas lorsque le courriel a été copié dans l'archive.
  • La politique s'applique dès qu'elle est créée.
  • Les données sont supprimées dans les 24 heures suivant l'expiration de la période de rétention.