Situation

Vous souhaitez de mettre en place ou modifier une politique de rétention afin de pouvoir conserver les sites SharePoint sauvegardés pendant une certaine période de temps.


Conditions préalables

Cette section énumère les conditions requises pour pouvoir configurer une politique de rétention pour les sites SharePoint.

  • L'un des accès suivants au tableau de bord Dropsuite :
    • Full Admin
    • Group Supervisor (cela fonctionne uniquement pour les utilisateurs qui font partie du groupe dont ils sont administrateurs)
    • IT Admin
    • Compliance and Review Officer (responsable de la conformité et de la révision)
    • Data Protection Officer (délégué à la protection des données)


TABLE DES MATIÈRES

Politique de rétention au niveau du site

Cette section explique comment créer une politique au niveau du site pour les sites SharePoint. Elle explique également le processus de modification ou de suppression d'une politique précédemment créée. 


Création d'une politique de rétention

  1. Connectez-vous au tableau de bord de sauvegarde en utilisant le niveau d'accès approprié.                                                                                            
  2. Survolez l'onglet Compliance, puis sélectionnez "Retention Policy".                                                                                                                            
  3. Sur la page suivante, sélectionnez l'onglet "Site Level", puis "+Create New".                                                                                                                                                
  4. Sur l'écran suivant, vous aurez 3 sections à remplir :
    • Policy Name (nom de la politique) : créez un nom pour la politique. Il doit être unique et ne peut pas être un nom identique à celui d'une autre politique précédemment créée.
    • For (pour) : sélectionnez "SharePoint Site" pour spécifier un site, ou "All" pour appliquer la politique de rétention à tous les sites sauvegardés. Dans cet exemple, nous avons spécifié un site. 
    • Retention period (période de rétention) : sélectionnez la durée de rétention des données pour le ou les sites spécifiés. Vous pouvez choisir une durée allant entre 1 mois et 11 ans ou choisir de ne pas paramétrer de date limite pour que les données ne soient jamais définitivement supprimées. 
  5. Enfin, lisez la clause de non-responsabilité qui sera adaptée à la période de rétention que vous avez choisie, acceptez les conditions en cochant la case correspondante, puis sélectionnez "Enregistrer".                                                                                                                                                                
  6. Votre politique sera alors affichée sur la page de la politique de rétention. Pour consulter les détails plus en profondeur, sélectionnez le nom de la politique et une boîte apparaîtra avec tous les détails notables.   


Modifier une politique de rétention

Cette section explique comment modifier une politique de rétention déjà existante au niveau du compte.

  1. Passez la souris sur l'onglet "compliance", puis sélectionnez "Retention Policy".                                                                                                       
  2. Sur la page suivante, sélectionnez "Site Level".                                                                                                                                                                         
  3. Trouvez la politique que vous devez modifier et sélectionnez les 3 points dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez "Edit".                                                                                                                                                                                                                    
  4. Dans la fenêtre suivante, vous obtiendrez un avertissement expliquant que toute modification apportée à la politique de rétention ne sera appliquée qu'aux sites qui n'ont pas encore été supprimés par la politique de rétention. Sélectionnez "Continue".                                                                                                                                                                                                                                         
  5. Ensuite, modifiez la politique si nécessaire, acceptez les conditions et sélectionnez "Update".                                                                


Suppression d'une politique de rétention

Cette section explique comment supprimer une politique de rétention qui n'est plus nécessaire.

  1. Sur la page des règles de rétention, trouvez la règle que vous voulez supprimer et sélectionnez les trois points dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez "Delete".                                                                                                                                                                                                                                   
  2. Dans la fenêtre suivante, assurez-vous de lire l'avertissement, puis sélectionnez "I Agree".                                                                                                                                                                                                 
  3. Les données qui étaient incluses dans cette politique de rétention utiliseront désormais la politique par défaut de ne jamais être supprimées.

Mentions importantes

Points importants à noter lors de la création de politiques de rétention.

  • Plus d'une politique peut être appliquée aux sites SharePoint. Le système choisira automatiquement la politique avec la période de rétention la plus longue.
  • Une fois qu'une politique de rétention a supprimé un site, il n'y a aucun moyen de le récupérer. La seule possibilité est que le site existe toujours, auquel cas il sera à nouveau sauvegardé.
  • La politique de rétention par défaut est illimitée. Cela signifie que, par défaut, toutes les données sont conservées pour toujours.
  • Cette politique s'applique dès la création des données.
  • Les données sont supprimées dans les 24 heures suivant l'expiration de la période de rétention.