Comment accéder à une boîte de ressource (équipement ou salle) avec OWA

Synopsis

Ce guide explique comment afficher le calendrier d'une boîte de ressource (salle ou équipement) dans Outlook et comment un délégué répond manuellement aux invitations de réunion dans Outlook Web App.

Prérequis

Un compte Exchange hébergé chez Sherweb

Vous êtes un délégué pour la boîte de ressource à laquelle vous souhaitez accéder. 

Remarque : Lors de sa création dans le Panneau de gestion, le fait de sélectionner l'option Activer le traitement automatique des demandes de réunion configure l'auto-approbation des réunions et la résolution automatique des conflits dans la réservation. Le délégué peut toujours manuellement décliner les invitations ou mener d'autres actions à partir du calendrier, telles que proposer un nouvel horaire, approuver (dans le cas d'un conflit entre plusieurs réunions).

Remarque : Les boîtes de ressource ne sont pas accessibles directement avec Outlook Web App. La seule manière de les ouvrir est de le faire à partir de la boîte d’un délégué.

Comment faire

1. Dans votre session Outlook Web App, cliquez sur votre nom, puis sur Ouvrir une autre boîte.

2. Dans la boîte de recherche, entrez le nom de la ressource dont vous êtes le délégué.

Remarque : vous pouvez cliquer sur Rechercher dans les contacts et l'annuaire pour directement sélectionner le nom d'une liste de résultats.

3. Une fois le nom de la ressource sélectionné ou vérifié, cliquez sur Ouvrir. 

Remarque : il se pourrait que vous ayez à choisir la langue et le fuseau horaire pour la ressource. Faites-le et cliquez sur enregistrer.

4. La boîte de ressource s'ouvre dans un autre onglet du navigateur. Cliquez sur Calendrier, et sélectionnez la période de temps que vous souhaitez afficher (Jour, Semaine de travail, Semaine, Mois). Toutes les invitations reçues par la boite de ressource s'affichent. 

5. Dans le calendrier de la ressource, retrouvez l'invitation désirée. Vous pouvez cliquer dessus, faire un clic droit ou double-cliquer dessus pour mener des actions.

Notez que chaque invitation affiche le nom de l'organisateur en lieu et place de l'objet de la réunion.

6. En ouvrant la réunion, vous pourrez voir l'information indiquant l'état de l'invitation (Acceptée, Refusée ou Provisoire) avec le nom du délégué qui y a répondu (quand ce n'est pas la ressource elle-même). 

7. Une fois vos actions terminées, cliquez simplement sur le nom de la resource, puis sur Se déconnecter. 

Remarque : L'organisateur reçoit une notification chaque fois que la réunion est modifiée par le délégué.

Pour de plus amples renseignements, n’hésitez pas à nous contacter.

Applicable à

Tous les comptes Exchange hébergés chez Sherweb