Situation
Vous devez faire supprimer les courriels d'une recherche eDiscovery enregistrée qui ont été marqués pour être supprimés par un délégué à la protection des données.
Conditions préalables
Voici les conditions requises pour pouvoir supprimer un courriel de la solution d'archivage
- Le niveau d'accès Dropsuite suivant
- Data Protection Officer (délégué à la protection des données)
Suppression de courriels
Cette section explique le processus permettant à un délégué à la protection des données de supprimer les courriels qui ont été sélectionnés pour être examinés et supprimés. Ce processus de révision et de suppression aura été précédemment mis en place par un administrateur ou un responsable de la conformité et de la révision. Si vous ne l'avez pas encore fait, veuillez lancer le processus de révision et de suppression en suivant ce guide.
- Connectez-vous au tableau de bord de sauvegarde en utilisant l'accès adéquat du délégué à la protection des données.
- Survolez l'onglet "Compliance" sur le côté gauche et sélectionnez "Review Process".
- Sélectionnez la recherche sauvegardée qui a été marquée pour être supprimée, vous pouvez alors voir le contenu qui a été marqué pour être supprimé. Lorsque vous examinez le contenu, si vous pensez qu'un message doit être conservé, sélectionnez l'option "Keep Message" (conserver le message) dans le coin inférieur droit.
- Une fois que vous avez examiné tout le contenu et que vous voulez le supprimer, sélectionnez l'option "Start Deletion" dans le coin supérieur droit.
- Dans la fenêtre suivante, il est facultatif de laisser un motif de suppression. Pour les besoins du journal d'audit, il est toujours préférable d'en laisser un pour consultation ultérieure. Cochez la case "Notify me" si vous souhaitez être informé de la suppression du contenu, puis cliquez sur "Agree".
- Sur la page "Review", lorsque la suppression est terminée, vous verrez le message "Suppression terminée".
Mentions importantes
- Points importants à retenir concernant la suppression des courriels par un délégué à la protection des données.
- Les délégués à la protection des données sont les seuls à pouvoir supprimer des courriels de la solution d'archivage Dropsuite.
- Le rôle de protection des données ne peut être attribué que par un administrateur.
- Les délégués à la protection des données ne peuvent supprimer que les courriels qui leur sont attribués par un processus de révision de recherche eDiscovery.
- La recherche eDiscovery et le marquage des courriels à supprimer peuvent être effectués par n'importe quel administrateur ou agent de conformité et de révision.
- La raison de la suppression sera indiquée dans les journaux d'audit pour des raisons de conformité.
- Une fois qu'un délégué à la protection des données a supprimé des courriels, ceux-ci ne peuvent plus être ajoutés ou récupérés.
- Tout courriel faisant l'objet d'une mise en suspens légale ne peut être supprimé par un délégué à la protection des données.